Microsoft Outlook PST文件至今仍在使用：“我们经常与那些无法应对公司大量PST文件的公司联系，因此他们对我们的MailStore服务器软件感兴趣，”二级技术支持工程师Michael Pelzer说。以下方案并不罕见：“用户创建PST文件，以便将电子邮件从其Outlook邮箱传输到本地计算机，以便绕过邮箱配额问题。但是，IT管理员的问题实际上是：任何想要访问这些包含重要信息的电子邮件的人都认为——要确定这些PST文件最终保存的位置并不容易，“他继续说道。通常，如何管理PST文件对IT管理员来说是一项挑战。
耗时的备份
如前所述，PST文件通常分布在各个用户机器上，而不是集中存储。除了使备份文件更加困难之外，这种做法经常导致关键数据丢失并最终可能导致处罚，因为法定保留期或数据可用性要求未得到遵守。
错误文件格式
较旧的PST格式经常因为已超过2 GB的文件大小而被破坏，而更新的格式也不一定完全免于文件损坏。特别是：使用未存储在本地相应工作站上的PST文件
充满了风险。
合规要求无法满足
虽然电子邮件保留期的法律地位不仅在国际舞台上有所不同，而且在具体情况下也有所不同，但大多数公司都受到某种形式的法律要求的约束，以管理电子邮件保留和处理。但是，通常PST文件完全不受IT部门的控制，因此不适合作为满足法律要求的手段。例如，用户可能有意或无意地删除从PST文件创建的电子邮件，如果这些电子邮件受到某些保留期限的影响，则可能会产生法律风险。MailStore Server允许您定义
保留策略确保电子邮件不会被删除，但会在法律要求的情况下保留。此外，可以在MailStore软件中单独设置的保留策略在
EU GDPR方面变得尤为重要，因为它们可以帮助公司
遵守GDPR要求。定义保留策略使IT管理员可以完全控制不同类型的电子邮件的存档时间。他们可以自行决定是否以及何时自动从存档中删除电子邮件，从而遵守不同的法定保留期限。
无法快速找到电子邮件
“商业通信中电子邮件的重要性意味着关键业务内容很容易成为法律纠纷的一部分，例如用作证据时，”MailStore高级系统工程师BjörnMeyn说道，他描述了一个现实场景。“但是，如果由于这些电子邮件没有被集中存档而无法找到这些电子邮件，并且该公司也无法证明它们没有被篡改，那么它可能会在法庭上被剥夺关键论点。”为了防止这种情况的发生这些公司被建议：免除PST文件并将其电子邮件集中存储在安全档案中。另一个优点是，一旦安全的创建了MailStore存档，通过集成的搜索功能，我们可以快速找到电子邮件。
更多为IT部门工作
PST文件不断为IT管理员生成工作负载。示例包括必须恢复备份中丢失的数据，或者根据用户的请求修复损坏的文件。更重要的是，PST文件在集中保存时对存储和备份带来了很高的要求。
解决方案：将PST文件传输到中央存档
一旦公司决定长期免除PST文件，
MailStore Server将确保其邮件存储地顺利过渡。首先，公司中的所有
PST文件都可以集中存档。例如，该软件可以无缝集成到Microsoft Outlook中，以便用户可以像以前一样继续访问他们的电子邮件，并借助极快的全文搜索功能搜索它们。必要时，用户只需单击鼠标即可从归档中恢复电子邮件，从而完全减轻IT部门在以后恢复丢失的电子邮件的繁重任务。最后，但不是最重要的一点是：归档解决方案的引入使得PST文件变得多余，成为一劳永逸地绕过邮箱配额的权宜之计解决方案。借助可单独
配置的删除规则，MailStore Server可以在归档后删除电子邮件，从而使电子邮件服务器上的数据量保持在低水平，从而不再需要邮箱配额。
