Microsoft Exchange SE 邮件归档解决方案
更新时间：2025-10-27 15:52:40
本实施指南涵盖了归档 Microsoft Exchange SE 邮箱的具体内容。假设您已安装或安装了 MailStore Server,并且熟悉 MailStore Server 的基础知识。请参阅手册或快速入门指南以获取更多信息。
MailStore Server 提供了多种从 Microsoft Exchange SE 邮箱存档邮件的方法,如下所述。如果您不确定哪种归档方法最适合您的公司,请参阅“选择正确存档策略”章节。
同步用户
由于 Microsoft Exchange SE 需要存在 Active Directory,建议按照 MailStore Server 手册的 Active Directory 集成章节中所述设置同步。
归档个人邮箱
在 MailStore Server 中,Microsoft Exchange SE 归档任务存储在归档配置文件中。按照此处所述的流程,您可以为特定的 MailStore 用户归档单个 Microsoft Exchange SE 邮箱。归档过程可以手动执行,也可以自动执行。
每个邮箱请按照以下步骤进行操作:
- 在最后一步中,可以指定归档配置文件的名称。单击“完成”后,归档配置文件将列在“已保存的配置文件”中,如需,可立即或自动运行。
以中央方式归档多个交换邮箱
使用 MailStore,部分或全部 Microsoft Exchange SE 邮箱可以单步归档。
步骤1:为访问邮箱设置服务账户
要同时归档多个邮箱,需要先创建一个能够访问所有要归档的邮箱的服务账户。要能够设置此类账户,Organization Management您必须是组织管理职位小组的成员。配置服务账户有两种方法:
方法1:通过 Exchange 管理中心设置服务账户
- 创建一个无特权的域名用户(例如MailStore 服务器。
- 登录到您的 Microsoft Exchange 环境的 Exchange 管理中心。
- 导航到权限。
- 下 管理员角色 选择 +(新)。
- 输入一个有意义的名称(例如MailStore 冒充版)及新角色组的描述。
- Roles角色下添加角色 ApplicationImpersonationApplicationImpersonation。
- Members在“成员”下添加您在上面创建的用户。
- Save点击保存以创建新的角色组。
- 继续第2步。
方法2:通过 Exchange 管理壳来设置服务账户
- 创建一个无特权的域名用户(例如 mailstore@example.com)。
- 在 Microsoft Exchange SE 服务器上打开 Microsoft Exchange Management Shell 会话。
- 输入以下命令:
New-ManagementRoleAssignment新管理角色分配 -姓名 :"MailStore Impersonation":“邮箱商店冒充” - :角色:ApplicationImpersonation -User:-用户:mailstore @example.com.com
- Optional:可选:输入以下命令以检查角色分配:
获取管理 角色分配 - 角色:应用 模仿 -RoleAssignee 类型:用户 User| 格式列表* 获取管理 分配 - 身份 : " 邮件存储 冒充" | 格式列表 *
- Optional:可选:输入以下命令以移除角色赋值:
删除管理 分配 "邮箱商店 冒充"
步骤2:MailStore服务器的配置
请按照以下步骤进行:
- 以 MailStore 管理员身份登录 MailStore 客户端。
- Archive Email点击存档邮箱。
- Email Servers从窗口的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中Create Profile,选择 Microsoft Exchange 以创建新的归档配置文件。
- 向导打开以协助指定归档设置。
- 选择 多个邮箱 然后点击 好的。
- Please note:请注意:要归档多个邮箱,MailStore Server 用户必须与其电子邮件地址一起在 MailStore Server 用户管理中。如果情况并非如此,MailStore Server 将提供此时设置并运行目录同步功能。完成后,向导将恢复。
- Please note:请注意:要归档多个邮箱,MailStore Server 用户必须与其电子邮件地址一起在 MailStore Server 用户管理中。如果情况并非如此,MailStore Server 将提供此时设置并运行目录同步功能。完成后,向导将恢复。
- 除非当前用户的邮箱要归档到自己的用户存档中,否则请以 MailStore 管理员的身份登录 MailStore 客户端。只有管理员才能为其他用户归档电子邮件。
- 点击存档邮箱。
- 从窗口的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中,选择 Microsoft Exchange 以创建新的归档配置文件。
- 向导打开以协助指定归档设置。
- 选择 单邮箱。
- 通过访问选择要用于访问 Exchange 服务器的协议。只要条件允许, HTTPS 应使用。
- 请注意:如果远程主机提供的证书无法验证(例如自签名或由未知证书颁发机构签名),则可选择接受所有证书,以便 MailStore 能够建立连接。由于此选项会导致配置不安全,警告可能会出现在摘要和/或仪表板中。
- 在“主机”下,输入您的 Exchange 服务器名称。
- 下 用户名输入要存档的电子邮件的用户的Windows登录名(例如 barbara.ross@example.local 或 barbara.ross@example.com)
- 请注意:任何拥有相应邮箱存档访问权限的用户均可被指定。在这种情况下,必须在此邮箱中指定邮箱(见下文)。
- 在密码下输入用户的密码。
- 如果正在使用其Windows登录名和密码的用户想要存档自己的邮箱,则该字段必须留空。否则,您要存档邮箱的用户的主要电子邮件地址必须输入此处。
- 点击测试以验证 MailStore 是否可以访问该邮箱。
- 点击下一步。
- 如果需要,请调整设置 待归档文件夹列表, 筛选 以及 删除规则。默认情况下,邮箱中不会删除任何电子邮件。 超时 值仅在特定情况下需要调整(例如服务器速度非常慢)。
重要提示:您是否已将IMAP指定为协议,并且还定义了删除规则?如果是,必须手动将包含“任务”、“日历”或“联系人”等无邮件的文件夹添加到排除文件夹列表中。这是避免这些文件夹按照指定的删除规则进行归档和删除的唯一方法。 - 点击“下一步”以继续。
- 如果以 MailStore 管理员身份登录到 MailStore 服务器, 目标存档 可以指定。选择要存档的所选邮箱用户的存档。如果用户尚未存在,请点击 创建新用户。
- 通过访问选择要用于访问 Exchange 服务器的协议。只要条件允许, HTTPS 应使用。
- 请注意:如果远程主机提供的证书无法验证(例如自签名或由未知证书颁发机构签名),则可选择接受所有证书,以便 MailStore 能够建立连接。由于此选项会导致配置不安全,警告可能会出现在摘要和/或仪表板中。
- 在“主机”下,输入您的 Exchange 服务器名称。
- 在用户名和密码下,输入可访问所有要存档邮箱的服务账户的访问数据。
- 点击 下一步 继续。
- 如果需要,请调整要归档的文件夹列表、筛选器和删除规则的设置。默认情况下,邮箱中不会删除任何电子邮件。Timeout 值仅在特定情况下需要调整(例如服务器速度非常慢)。请注意,这些设置适用于所有要存档的邮箱,具体如下一步所述。
- 选择要存档邮箱的用户。
-
- 提供以下选项:
- 所有用户均设置了电子邮件地址
选择此选项可归档所有在 MailStore 用户管理中已设置的用户及其电子邮件地址的邮箱。 - 除以下用户外的所有用户
选择此选项,使用下方用户列表,将单个用户(从而排除其 Exchange 邮箱)的归档流程。 - 仅限以下用户
选择此选项,通过下方用户列表,在归档过程中包含个人用户(以及其 Exchange 邮箱)。只有明确指定的用户的邮箱才会被归档。 - 归档前与 Directory 服务同步
如果选择,MailStore 用户列表将在任何归档过程执行之前与已配置的目录服务同步。具有以下优点:例如,在归档之前,将创建新员工作为MailStore用户,因此一旦完成归档过程,其Exchange邮箱也将自动归档。当归档过程需要自动执行时,尤其建议使用此选项。
- 点击下一步。
- 在最后一步中,可以指定归档配置文件的名称。单击“完成”后,归档配置文件将列在“已保存的配置文件”中,并可立即运行,或根据需要自动运行。
直接归档传入和发送邮件
与 Microsoft Exchange SE 日志功能一起,MailStore 可以自动归档所有用户的传入和传出邮件。这是确保所有电子邮件全部存档的唯一方法。
基本功能
Microsoft Exchange SE 日志功能可记录所有传入、发送和发送的邮件流量。在发送和接收时,相应的电子邮件副本由 Microsoft Exchange SE 创建。然后将副本附在所谓的期刊报告上,并存储在一个特殊的日记信箱中。期刊报告包含有关实际发送方和接收方的信息;Microsoft Exchange SE 还解析 BCC 接收方和分发列表。
使用相应的归档配置文件,MailStore 可以自动归档日志邮箱。在此过程中,MailStore 会解析期刊报告中的信息,并将邮件分配给各自的 MailStore 档案。因此,即使使用日记存档,所有用户也只能访问自己的电子邮件。
步骤1:创建用于日志记录的邮箱
要设置具有重要名称(例如日记)的新 Exchange 用户,请按照以下步骤进行操作:
- 以 Exchange 管理员身份登录到 Microsoft Exchange 环境的 Exchange 管理中心。
- 选择收件人菜单项。
- 在邮箱部分,点击 +(新建)并选择用户邮箱。
- 输入一个有效的别名(例如日记)。
- 选择新用户选项。
- 输入创建新用户所需的数据。
- 点击更多选项...
- 点击浏览以选择一个邮箱数据库。
- s点击保存。新用户以及相应的邮箱被创建。
-
步骤2:配置交换日志
两种类型的日志记录可在 Microsoft Exchange SE、标准版和高级日志中使用:
- 标准日志在邮箱数据库级别进行配置,并记录所有发送和接收的该数据库的电子邮件。
- 高级日记可以通过规则将日记限制在特定收件人或分发列表中;此外,内部和外部邮件的处理方式也各不相同。此外,高级日志记录规则在整个交易所组织中都会被复制。
Notice:注意:高级日志需要 Exchange Enterprise CAL。
替代方案1:配置标准日志
- 登录到您的 Microsoft Exchange 环境的 Exchange 管理中心。
- 选择服务器菜单项。
- 在数据库选项卡上,双击在要设置日志的邮箱数据库中。
- 选择维护选项卡。
- 点击浏览
- 从收件人列表中选择在步骤1中创建的用户。
- 点击保存以确认更改。
备选方案2:配置高级日记
- 登录到您的 Microsoft Exchange 环境的 Exchange 管理中心。
- 选择合规管理菜单项。
- 在日志规则选项卡上,点击 +(新)。
- 对话框窗口 新期刊规则 打开:
- 请输入日记规则的名称,例如日记。
- 如果消息发送或从......部分收到,请选择该规则是否应适用于所有消息或特定用户或群组。
- 在“日志”下,选择:是要捕获所有消息,仅包含内部发送的消息,还是仅使用外部发送者或收件人发送的邮件。
- 在“发送日志”中向以下方框报告,输入在步骤1中创建的用户的电子邮件地址。
- 单击“保存”以激活该规则。请注意,在复杂的 Microsoft Exchange 环境中,新规则生效可能需要数分钟。
步骤3:MailStore服务器的配置
请按照以下步骤进行:
- 以 MailStore 管理员身份登录 MailStore 客户端。
- 点击存档邮箱。
- 从窗口的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中,选择 Microsoft Exchange 以创建新的归档配置文件。
- 向导打开以协助指定归档设置。
- 选择 自动发送进出站邮件。
- 调整要归档的文件夹列表的设置。默认情况下,所有包含电子邮件的公共文件夹将被归档。
- 如果需要,请调整滤镜和删除规则。默认情况下,公共文件夹中不会删除任何电子邮件。超时值仅在特定情况下需要调整(例如服务器速度非常慢)。
- 点击 下一步 继续。
- 下一步,选择您已在先前准备的用户的存档。
- 在最后一步中,为归档配置文件指定一个名称。单击“完成”后,归档配置文件将列在“已保存的配置文件”中,可立即运行,或根据需要自动运行。
共享邮箱允许多个用户共享访问邮箱,这些权限与公共文件夹有一定可比性。
共享邮箱是一种特殊类型的邮箱,与普通邮箱不同,它与禁用的活动目录账户相关联。与普通邮箱类似,MailStore Server 能够通过 同步为共享邮箱创建用户条目。为此您必须仅在“用户数据库同步”部分中停用启用的“同步”选项。
同步后,您可以通过分配权限,授予 MailStore Server 用户访问共享邮箱的存档权限。步骤2:建立归档过程
要从共享邮箱归档电子邮件,您必须授予用户账户对该邮箱的完全访问权限(通过委派访问或冒充),因为与该邮箱关联的Active Directory用户账户已被禁用。您可以使用您创建的服务账户来存档多个邮箱。
创建服务账户后,请设置一个新的单邮箱存档配置文件。输入服务账户的凭据,并使用共享邮箱的主要电子邮件地址填写可选的邮箱字段。
进一步的步骤类似于单个 Exchange 邮箱的归档。
关于归档归档邮箱
档案中的文件夹结构
存档邮箱的存档配置文件将邮件存储在与邮箱存储库相同的文件夹结构中,这些文件夹也使用普通邮箱的归档配置文件。如果现在为普通邮箱和归档邮箱存在归档配置文件,则这两个源都合并在 MailStore 存档中,且未创建重复文件。
电子邮件被移动
从普通邮箱到存档邮箱
如果源中的邮件从普通邮箱移至存档邮箱,且文件夹名称不更改,并且存档邮箱被归档,则邮件仍保留在相同的邮箱存档中。
但是,如果存档邮箱中的邮件存储在另一个文件夹中,MailStore 会将 MailStore 存档中的邮件移动到此文件夹中。
从存档邮箱到普通邮箱
如果源中的邮件从存档邮箱移至普通邮箱,且文件夹名称不更改,然后将普通邮箱存档,则邮件仍保留在邮件商店的存档中。
但是,如果普通邮箱中的邮件存储在另一个文件夹中,MailStore 会将 MailStore 存档中的邮件移动到此文件夹中。
电子邮件将被复制到存档邮箱
如果源中的邮件从普通邮箱复制到存档邮箱,且文件夹名称未更改,并且存档邮箱被归档,则邮件仍保留在相同的邮箱存档中。
如果邮件的副本位于普通邮箱和归档邮箱中,且包含的文件夹相同,且两个邮箱都有归档配置文件,则可在存档文件库中找到该邮件的单个副本。
但是,如果将存档邮箱中的邮件复制到另一个文件夹中,MailStore 会将 MailStore 存档中的邮件移动到此文件夹中。
如果邮件副本位于普通邮箱中,且归档邮箱和包含这些邮箱的文件夹各不相同,且两个邮箱都有归档配置文件,则可在 MailStore 存档文件库中找到邮件的单个副本,其中最后一个运行归档配置文件在源中查找了邮件。
归档个人存档邮箱
在 MailStore Server 中,Microsoft Exchange SE 归档任务存储在归档配置文件中。按照此处所述的操作,您可以为某个 MailStore 用户归档单个 Microsoft Exchange SE 存档邮箱。归档过程可以手动执行,也可以自动执行。
对于每个存档邮箱,请按照以下步骤进行操作:
- 除非当前用户的邮箱要归档到自己的用户存档中,否则请以 MailStore 管理员的身份登录 MailStore 客户端。只有管理员才能为其他用户归档电子邮件。
- 点击存档邮箱。
- 从窗口的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中,选择 以创建新的归档配置文件。
- 向导打开以协助指定归档设置。
- 选择单一存档邮箱。
- 点击 OK。
- 通过访问选择要用于访问 Exchange 服务器的协议。只要条件允许, HTTPS 应使用。
- 请注意:如果远程主机提供的证书无法验证(例如自签名或由未知证书颁发机构签名),则可选择接受所有证书,以便 MailStore 能够建立连接。由于此选项会导致配置不安全,警告可能会出现在摘要和/或仪表板中。
- 在“主机”下,输入您的 Exchange 服务器名称。
- 下 用户名输入要存档的电子邮件的用户的Windows登录名(例如 barbara.ross@example.local 或 barbara.ross@example.com)
- :请注意:任何拥有相应邮箱存档访问权限的用户均可被指定。在这种情况下,必须在此邮箱中指定邮箱(见下文)。
- 在密码下输入用户的密码。
- 如果正在使用其Windows登录名和密码的用户想要存档自己的邮箱,则该字段必须留空。否则,您要存档邮箱的用户的主要电子邮件地址必须输入此处。
- 点击测试以验证 MailStore 是否可以访问该邮箱。
- 点击下一步。
- 如果需要,请调整设置 待归档文件夹列表, 筛选 以及 删除规则。默认情况下,邮箱中不会删除任何电子邮件。 超时 值仅在特定情况下需要调整(例如服务器速度非常慢)。
- 点击“下一步”以继续。
- 如果以 MailStore 管理员身份登录到 MailStore 服务器, 目标存档 可以指定。选择要存档的所选邮箱用户的存档。如果用户尚未存在,请点击 创建新用户。
- 点击下一步。
- 在最后一步中,可以指定归档配置文件的名称。单击“完成”后,归档配置文件将列在“已保存的配置文件”中,如需,可立即或自动运行。
归档多个交换归档邮箱
使用 MailStore,部分或全部 Microsoft Exchange SE 归档邮箱可以单个步骤进行归档。
创建一个服务账户,该账户可访问所有存档邮箱。
- 以 MailStore 管理员身份登录 MailStore 客户端。
- 点击存档邮箱。
- 从窗口的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中,选择 Microsoft Exchange 以创建新的归档配置文件。
- 向导打开以协助指定归档设置。
- 选择 多个归档邮箱 然后点击 好的。
- 请注意:要归档多个存档邮箱,MailStore Server 用户及其电子邮件地址必须存在于 MailStore Server 用户管理中。如果情况并非如此,MailStore Server 将提供此时设置并运行目录同步功能。完成后,向导将恢复。
- 下 通过访问选择要用于访问 Exchange 服务器的协议。只要条件允许, HTTPS 应使用。
- 请注意:如果远程主机提供的证书无法验证(例如自签名或由未知证书颁发机构签名),则可选择接受所有证书,以便 MailStore 能够建立连接。由于此选项会导致配置不安全,警告可能会出现在摘要和/或仪表板中。
- 在“主机”下,输入您的 Exchange 服务器名称。
- 在用户名和密码下,输入可访问所有存档邮箱的服务账户的访问数据。
- 点击 下一步 继续。
- 下 通过访问选择要用于访问 Exchange 服务器的协议。只要条件允许, HTTPS 应使用。
- 请注意:要归档多个存档邮箱,MailStore Server 用户及其电子邮件地址必须存在于 MailStore Server 用户管理中。如果情况并非如此,MailStore Server 将提供此时设置并运行目录同步功能。完成后,向导将恢复。
- 如果需要,请调整要归档的文件夹列表、筛选器和删除规则的设置。默认情况下,存档邮箱中不会删除任何电子邮件。Timeout 值仅在特定情况下需要调整(例如服务器速度非常慢)。请注意,这些设置适用于所有要存档的邮箱,具体如下一步所述。
- 选择要存档邮箱的用户。
-
- 提供以下选项:
- 所有用户均设置了电子邮件地址
选择此选项可归档所有在 MailStore 用户管理中已设置的用户及其电子邮件地址的邮箱。 - 除以下用户外的所有用户
选择此选项,使用下方用户列表,将单个用户(从而排除其 Exchange 邮箱)的归档流程。 - 仅限以下用户
选择此选项,通过下方用户列表,在归档过程中包含个人用户(以及其 Exchange 邮箱)。只有明确指定的用户的邮箱才会被归档。 - 归档前与 目录服务同步
如果选择,MailStore 用户列表将在任何归档过程执行之前与已配置的目录服务同步。具有以下优点:例如,在归档之前,将创建新员工作为MailStore用户,因此一旦完成归档过程,其Exchange邮箱也将自动归档。当归档过程需要自动执行时,尤其建议使用此选项。
- 点击下一步。
- 在最后一步中,可以指定归档配置文件的名称。单击“完成”后,归档配置文件将列在“已保存的配置文件”中,并可立即运行,或根据需要自动运行。
交换中的节流
Exchange SE 支持自 RTM 版本以来的节流功能。通过节流,您可以在 Exchange 端控制用户从 Exchange 服务器下载的邮件速度和数量。此功能默认启用。
确定适用于 MailStore 服务账户的节流策略
制定并分配个人节流政策
由于MailStore经常与Exchange服务器建立大量连接,且可能需要通过其服务账户下载大量电子邮件,因此该账户应免于全球限制限制。可以通过为MailStore服务账户创建专门的限速策略来实现这一点:
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